Contexte oblige, la crise sanitaire a contribué à l’expansion du télétravail dans le monde de l’entreprise. Ces nouvelles habitudes s’accompagnent de leur corollaire : l’organisation des espaces de travail en flex office. Dans ce nouveau concept, qui sonne le glas des bureaux attitrés, les salariés n’ont plus de bureau dédié et s’installent chaque jour à une place disponible. Mais le flex office a ses partisans et ses détracteurs. Quels en sont les avantages et les inconvénients ?

Le flex office : les principes de fonctionnement

Le télétravail, qui commençait timidement à s’installer avant la pandémie, est devenu incontournable. L’open-space ne faisant plus recette (12 % seulement des salariés sont satisfaits du concept), le télétravail, au moins partiel, a été plébiscité par nombre d’actifs et semble s’installer dans la durée. Là où le bât blesse, c’est que les bureaux ont été désertés, dégageant des espaces non utilisés qui représentent un coût inutile pour les entreprises. Ces nouvelles règles du jeu ont donc imposé un mode de fonctionnement innovant, le flex office, qui impose aux salariés de mutualiser et de partager leurs bureaux. Dans un certain nombre de structures, des outils ad hoc, chargés de gérer le flux des salariés présents, soutiennent la démarche en facilitant l’organisation quotidienne.

Le flex office, un atout pour les entreprises ?

Cette nouvelle organisation des lieux de travail a ses adeptes. Les entreprises, en premier lieu, y voient un bénéfice certain, compte tenu des économies réalisées par l’optimisation des bureaux et la surface récupérée. C’est autant de gagné sur ce qui représente leur deuxième poste de dépenses. Les professionnels RH ont eux aussi tendance à défendre et à encourager la pratique, susceptible d’améliorer les performances de l’entreprise. Quant aux salariés, d’après certaines études, ils ne seraient pas moins de 63 % à apprécier l’expérience. Selon ces agents plutôt convaincus, le flex office tendrait à supprimer la routine, par le changement quotidien de place et de collègues. Les échanges sont enrichis par les relations renouvelées, ce qui dynamise la vie au travail. L’aspect créatif est également mis en avant : ce renouveau systématique engendrerait un sentiment de liberté stimulant, qui booste l’inventivité, l’efficacité et la productivité.

Le flex office, préjudiciable au bien-être des salariés ?

Mais d’autres se montrent plus réticents et ne partagent pas cet enthousiasme pour le « bureau nomade ». Face à cette suppression du poste fixe, ancré dans les habitudes, un certain nombre de salariés ressentent une forme d’insécurité, de précarité. Les griefs exprimés portent essentiellement sur trois aspects : la « course au poste » et la difficulté de trouver un bureau, un espace de travail moins accueillant ainsi qu’un manque de repères. Pour les personnes anxieuses ou plus réfractaires au changement, les rituels quotidiens sont sécurisants et nécessaires à leur sérénité. Le fait de ne pas avoir « sa place », éventuellement interprété comme un manque de reconnaissance, est ressenti comme un inconfort majeur et une remise en cause de sa valeur. Ne pas retrouver ses affaires, ses dossiers, son matériel tous les jours à la même place peut également être déstabilisant, et devoir ranger son bureau à la fin de chaque journée est vécu comme une corvée chronophage qui diminue la productivité. Le bien-être au travail peut alors être mis à mal, avec tout le cortège de dérives possibles sur le salarié : démotivation, insatisfaction, dépréciation, voire burnout. Il est donc important que ces nouvelles pratiques soient réfléchies en amont, et accompagnées par des outils dédiés, ainsi que par un encadrement attentif et vigilant.