Chassez le naturel, il revient au galop. «La première fois que nous avons mis en place le flex office, en 2012, les collaborateurs, même s’ils n’avaient pas de bureau attitré, revenaient s’asseoir à peu près à la même place chaque fois qu’ils venaient au bureau», se souvient Nada Abou Naccoul, directrice du programme NEO (Nouveaux environnements et organisation du travail) de Swiss Life.

La compagnie d’assurances avait, pour cette première étape, opté pour une transition en douceur. Des armoires le long des murs accueillaient encore les dossiers. Les incitations à réduire les documents papier n’avaient pas considérablement modifié les habitudes.

Concevoir les bureaux autrement

Mais, l’an dernier, après un nouvel accord de télétravail (trois jours en moyenne par semaine), les bureaux ont été repensés pour offrir des espaces correspondants aux différents types d’activité : bulles pour les rendez-vous ponctuels, espaces de silence pour ceux qui doivent se concentrer, salles plus vastes pour ceux qui doivent travailler à plusieurs, etc.

Les équipes ont dû se concerter, étage par étage, pour se répartir les jours de présence au bureau. Même la direction générale a abandonné ses bureaux individuels. Des formations ont encouragé les salariés à numériser le maximum de documents, à adopter la signature électronique, à modifier les PDF numériquement… Le flex office prenait toute son ampleur.

Plus de photos d’enfants sur les bureaux

Le changement est finalement bien vécu par les équipes. «L’installation s’est faite après le confinement. Les collaborateurs étaient tellement contents de se retrouver que cette nouvelle organisation n’a pas posé de problème», témoigne Marie-Agnès Quarès, qui dirige les fonctions supports transverses de Swiss Life.

Très vite, les salariés se sont installés à proximité des collègues avec lesquels ils avaient à travailler au cours de la journée. Les sachets de thé personnels ont quitté le tiroir du bureau pour migrer dans le soir dans un casier. Mais les photos des enfants, elles, ne sont pas revenues sur les bureaux. «Quand on télétravaille trois jours à la maison chaque semaine, l’envie de personnaliser son espace de travail s’estompe» souligne Marie-Agnès Quarès.

Passer au zéro papier ?

Se passer de papier ? Chez un assureur ? «Les mauvais élèves comme moi ont gardé un cahier pour leurs notes, qu’ils rangent le soir dans leur casier ou emportent chez eux en télétravail. Mais beaucoup d’autres prennent leurs notes directement sur leur PC, avec OneNote par exemple», observe François-Régis Allouis, responsable de la transformation IT de Swiss Life.

Cela n’a pas posé davantage de soucis chez UKG, éditeur de logiciels de gestion des ressources humaines. «Quand je suis arrivée dans l’entreprise, les procédures étaient déjà dématérialisées, cela s’est révélé très utile pendant le confinement, raconte Aurélya Bilard, au marketing. Cela ne pose aucun problème, on s’adapte très vite.»

Une autre organisation

Le plus difficile ? Trouver un classement pour les notes prises au fil du temps. «Si elles ne sont pas bien rangées, sur le PC du salarié, il peut vite être compliqué de les retrouver rapidement », met en garde Christophe Platet, fondateur de Lundano, un cabinet de conseils en management.

Chez SwissLife, imprimer en tout cas est passé de mode. Seule, parfois, l’équipe juridique a encore besoin d’impression pour de longs documents, trop difficiles à lire sur écran et qu’elle détruits le plus vite possible, confidentialité oblige.

«Le plus déconcertant au départ était de savoir où trouver tel ou tel collègue sur le plateau, lorsqu’on souhaitait lui parler, ajoute François-Régis Allouis. Mais avec l’habitude, on sait maintenant où il s’installe en général ou on l’interroge par Teams pour le situer.»